Fra rykkerkaos til orden i indbetalinger

SMV-nyhedFor små virksomheder kan administrationen være en sur pligt, der kræver alt for meget tid.
I Keatech ApS har de automatiseret registreringen af indbetalinger, når de lander på kontoen. Det giver direktøren tid til at øge virksomhedens omsætning i stedet for at lave endeløse bankudtræk.
Læs med og se, hvordan du kan digitalisere dit regnskab.

SMV

(Martin Mikaelsen, Keatech ApS)

Kapløb mod den tunge administration
Hvordan håndterer man alle de opgaver, en direktør har i en nystartet virksomhed?

Martin Mikaelsen er en travl direktør, der står i spidsen for det 18-måneder gamle startup Keatech, der laver GPS tracking til biler.

“Vi er kun tre på kontoret. De andre er optaget af at udvikle på produktet, hvilket betyder, at jeg skal stå for salg, support, regnskab og administration ud over at gøre virksomheden større.” siger den GPS-glade direktør.

Andre ejerledere for SMV’er kender nok følelsen. Det kan være svært at favne alle de forskellige opgaver og discipliner, som man har ansvaret for. Direktør Martin Mikaelsen udtaler:

“Min tidligere virksomhed skalerede voldsomt, inden den blev solgt til en kapitalfond. Jeg fandt dengang ud af, at administrationen hurtigt kan løbe løbsk.”

 

”Men selvom man ikke kan ansætte flere, behøver man ikke stå alene med opgaven.”

 

“Så jeg tænkte, at denne gang ville jeg gøre tingene lidt smartere og få nogle automatiske værktøjer ind, før der kom for meget rod i det.”

 

“Et af de værktøjer er Kontolink, som kom ind i mit system oven på et andet problem, jeg havde, efter jeg begyndte at bruge automatiske rykkere.”

Automatiske rykkere skaber ro, men...
Martin Mikaelsen er hurtig til at omfavne automatiske løsninger, der kan fjerne opgaver fra hans bord.

“Vi fakturerer gennem e-conomic, og her modtager vi mest direkte kontooverførsler og FI-indbetalinger, selvom enkelte kunder betaler på kreditkort.”

 

“Men det er ikke alle kunder, der betaler til tiden hver gang. For at slippe for manuelt at følge op fandt jeg en smart løsning med automatisk rykkerstyring.”

 

“Kunder, der ikke betaler til tiden, ryger direkte i en rykkerproces. Så jeg loggede trofast ind hver morgen i netbanken, hentede et udtræk, uploadede det til e-conomic og afstemte derfra.

 

Så blev alt med rykkerne klaret for mig.”

Men det var ikke slutningen på virksomhedens udfordringer med at håndtere indbetalinger fra kunder.

Fra en løsning til et nyt problem
En digital løsning er kun så smart som det input, den får. Og hvis man ikke holder skarpt øje, glider tingene ud mellem hænderne.

“Udfordringen kom, hvis jeg glemte eller ikke nåede at gå ind og bogføre hver dag. Jeg havde kunder, der betalte og så alligevel fik en rykker, fordi jeg ikke opdagede det i tide.”

 

“Det synes jeg er superdårlig stil, når kunder betaler til tiden - og så alligevel får serveret en rykker. Så får man en forvirret henvendelse, og så kunne jeg gå ind og se, at betalingen faktisk var landet på min konto.”

Det var her, det gik op for Martin Mikaelsen, at han var nødt til at sætte strøm til nogle flere opgaver.

“Det beviste for mig, at jeg stadig ikke havde helt styr på indbetalingerne og administrationen.”

 

“Og så fremstår jeg noget uprofessionel.”

 

Jeg vil jo gerne både spare tiden på de manuelle arbejdsgange og drive en god og troværdig forretning.”

På udkig efter nye værktøjer
Løsningen havde allerede ligget og luret i baghovedet på den 45-årige direktør. Med en skarp interesse i startups og fintech, var han allerede blevet eksponeret for Kontolinks stifter Kim Agger på LinkedIn.

“I starten fulgte jeg ikke så meget med, fordi jeg kun troede, det handlede om bilagsindsamling. Men så fik jeg øjnene op for, at Kontolink også kunne bruges til at holde styr på indbetalingerne.”

 

“Min interesse var fanget med det samme,” slår Martin Mikaelsen fast.

“Det har været gnidningsfrit fra starten”
Jeg ringede ind og fik fat på Kim (fra Kontolink) og fik lidt hjælp til at komme i gang. Jeg synes, det har været gnidningsfrit fra starten.”

 

“De små problemer, der har været, har været løst meget hurtigt. Steffen (fra Kontolink) har også været meget proaktiv og givet mig en masse gode fif hen ad vejen.”

Det, nye brugere af Kontolink ofte skal vænne sig til, er at lave bogføring fra mobilen. Mange er vant til, at alt med regnskab foregår på en computerskærm. Det kan det også i Kontolink, men gevinsterne er størst på mobilen, da godkendelse af hver enkelt transaktion kan klares med et enkelt ”swipe”.

Martin Mikaelsen siger, at “Det falder mig ret naturligt at bruge telefonen til bogføringen. Det er ikke noget vildt, man skal i appen, da de fleste indbetalinger registreres helt automatisk.”

“Så giver det god mening, at man lige hurtigt kan ordne de små ting, når man lige finder tiden. Telefonen har jeg jo altid på mig.”

 

Regnskab på farten

  “Jeg åbner appen med mellemrum og ser, om der er noget, jeg skal håndtere. Står der intet, så ved jeg, at jeg er i mål og bare lige skal krydse det af i e-conomic.”

 

“Og det er en fed følelse at vide, at der er styr på de kedelige ting. Jeg står ikke længere i uheldige situationer med forkerte rykkere.”

 

Direktøren ser også fordelen i at være så tidligt i gang med de automatiske løsninger.

 

“Når jeg selv skal have hænderne nede i det, så er det rart, at man kan slippe for de manuelle arbejdsgange,” slår han fast.

 

Samtidig er det en service til en pris, hvor jeg tænker, at det vil jeg gerne betale for at blive fri for de manuelle udtræk og få styr på administrationen.”

Tid til at skabe værdi for Keatech ApS
Direktør Martin Mikaelsen er heller ikke i tvivl om, at han får noget for pengene. 

Jeg er gået fra at importere og eksportere bank-filer hver dag, til at de fleste af mine indbetalinger registreres automatisk. Det sparer mig nok et par timer om ugen.”

“Men vigtigst er, at jeg nu har følelsen af, at jeg har mere styr på de administrative sager. Jeg kan bruge min energi på ting, der skaber mere værdi for virksomheden - og det gør bankudtræk altså ikke.”

Martin Mikaelsen er i det hele taget glad for digitale værktøjer. “Omfavn de løsninger, der findes til at automatisere. Der er meget derude, der kan fjerne manuelle procedurer. Kort sagt: automatiser, automatiser, automatiser.”

Nye løsninger på gamle problemer
Som teknologi-entusiast er han begejstret for, at automatiseringen nu også rammer regnskabet.

“Jeg følger meget med i fintech, og udviklingen er enorm. For tre-fire år siden var det utopisk at tro, at man kunne få direkte adgang til kontooplysninger og løse nogle af de problemer, som alle, der har med regnskab at gøre, kender.”

Et par gode råd fra Martin Mikaelsen med på vejen til andre, der overvejer at få indført en mere digital løsning:

“Spring ud i det. Så kan det godt være, man skal sluge en kamel og skal fortælle sin bogholder, at hun ikke skal gøre det og det.”

 

“Men så skal de lave andet, der kan skabe værdi for virksomheden. I stedet for at lave det manuelle, som jo som udgangspunkt ikke giver værdi, men bare er en del af at drive virksomhed.”

Og selvom det kan være svært at forandre sine arbejdsgange, så tror Martin Mikaelsen på, at det er det hele værd.

“Selvfølgelig er der en indkøringsfase, hvor du skal sætte dig ind i tingene. Men det, du får ud af det… Det kommer du ikke til at fortryde.”

 

Faktaboks 1:

Hvem er Keatech ApS?

 

Martin Mikaelsen er direktør og stifter af firmaet Keatech ApS. Keatech laver GPS-tracking til service- og håndværksbranchen, der gør det nemt at holde styr på, hvor virksomhedens biler er. Det hjælper på opgavefordeling samt sikkerhed og forsikringsproblemer.

Faktaboks 2:

Hvem er Kontolink?

 

Kontolink er sat i verden for at hjælpe SMV’er med at få styr på bogføringen.

Appen indsamler og matcher automatisk dine bilag med dine bankposteringer, så du minimerer fejl og får mere tid. Kontolink henter dagligt banktransaktioner og matcher også automatisk kundeindbetalinger.